Интервью с ген. директором ESAR "Эспро-Архив" Мазуром Д.Н.
(опубликовано в журнале "Современный Офис", 05.2005)
СКРЫТЫЕ РЕЗЕРВЫ ВАШЕГО ОФИСА
Повсеместное внедрение компьютеров нисколько не уменьшило бумажный документооборот. Наоборот, количество бумажных документов неуклонно возрастает. Архивы занимают драгоценное офисное пространство практически в любой компании. И это становится серьёзной проблемой для многих фирм. Между тем, пространство, занимаемое архивом, можно освободить, к примеру, для новых рабочих мест, если перейти на внеофисное хранение документарных архивов. О внеофисном хранении документов рассказывает генеральный директор компании ESAR «Эспро-Архив» Дмитрий МАЗУР.
Алексей Самойлович
- Фирма ESAR «Эспро-Архив» предоставляет услуги внеофисного хранения документов. Какие компании нуждаются в ваших услугах?
- В первую очередь, это компании, располагающиеся в офисах класса А и В, с высокой стоимостью аренды площадей. Поэтому экономически целесообразно воспользоваться услугами частного архива. Кроме того, компания должна быть достаточно крупной – не менее 100 человек, поскольку на каждого из сотрудников заводится определенное количество документации, связанной с кадровым и бухгалтерским делопроизводством, не говоря уже о тех документах, которые образуются в процессе непосредственной трудовой деятельности персонала. В результате получается порядка 20 дел от одного сотрудника за год.
Третий критерий – если компания организована с участием иностранного капитала. В таких компаниях документооборот в два раза больше, чем в российских, потому что возникает необходимость создавать дополнительные документы для иностранных владельцев и инвесторов.
Большая группа наших Клиентов – это аудиторские, юридические, консалтинговые, инвестиционные компании. Они работают с бумагами постоянно, интенсивность их документооборота очень высока.
- Какие компании уже пользуются услугами ESAR «Эспро-Архив»?
- По условиям контракта мы не имеем права называть Клиентов. Но поверьте, имена наших Клиентов хорошо известны в деловом мире.
- В чем отличие частного архива от государственного?
- Разница очень существенная. Это очень хорошо знают компании, которые, надеясь сэкономить на внеофисном хранении документов, обращаются не в частные, а в государственные архивы. С государственными архивами очень сложно работать, потому что они ориентированы на работу с документами постоянного хранения и мало приспособлены к интенсивному общению с избалованным коммерческим Клиентом. У частных архивов большое будущее – они аккумулируют позитивный западный опыт и приспосабливают его к потребностям российского бизнеса.
- Какие документы передают на хранение Клиенты компании ESAR «Эспро-Архив»?
- Обычно это документы с временными сроками хранения – например, бухгалтерская отчетность за прошедшие годы, финансовая документация, договоры. Вообще на хранение могут быть переданы любые имеющиеся в офисе документы, кроме тех, которые могут понадобиться для оперативной работы. Каждая компания решает этот вопрос самостоятельно.
Считается, что целесообразно обращаться в частные архивы, когда объем хранения составляет не менее 30 документарных коробов, или порядка 300 стандартных дел. На практике в среднем объем хранения на одну компанию составляет около 200 коробов.
- Какие гарантии сохранности документов вы предоставляете?
- За все время работы компании ESAR «Эспро-Архив» не было ни одного случая пропажи документов Клиента. Во многом это заслуга существующей системы безопасности. В хранилище компании ESAR «Эспро-Архив» имеется несколько уровней безопасности. Установлены две системы пожаротушения: порошковая (которая, в отличие от водяной, не повреждает хранимые документы) и резервная спринклерная система с инфракрасными датчиками детекции дыма. Два периметра военизированной охраны, система видеонаблюдения и магнитно-карточная идентификация сотрудников – все это полностью исключает возможность несанкционированного доступа в зону хранения. Кроме того, в нашем хранилище постоянно поддерживается температурно-влажностный режим, необходимый для хранения бумажных документов и соблюдаются все необходимые санитарно-гигиенические нормы.
Для учета единиц хранения используется компьютерная система, основанная на штриховом кодировании. Каждый документарный короб снабжается штрих-кодом и учитывается в базе данных. Кроме того, документы хранятся анонимно: на коробах, кроме штрих-кода, не содержится никакой информации о Клиенте. Короба располагаются на складе в произвольном порядке, технология размещения генерируется компьютерной системой, поэтому даже сотрудники нашего склада не знают, какой именно компании принадлежит тот или иной короб. Общий объем нашего хранилища 75000 коробов, при этом максимальный срок поиска нужного короба составляет всего 11 секунд.
Когда от Клиента поступает заявка на доставку определенного короба, найденный короб проходит три ступени идентификации: при изъятии, при поступлении в зону выдачи экспедитору и при получении экспедитором. Таким образом, полностью исключается возможность ошибки. Компьютерная система просто этого не допустит.
- C чего начинается работа с Клиентом, который решил воспользоваться услугами компании ESAR «Эспро-Архив»?
- За каждым Клиентом закрепляется персональный менеджер, делающий все для того, чтобы Клиенту было удобно с нами работать.
На первом этапе мы обследуем архив Клиента. Определяем необходимое количество документарных коробов, составляем перечень рекомендаций по хранению его архива. После этого мы заключаем договор хранения и обслуживания документации и привозим Клиенту необходимое количество пустых коробов. При сдаче документов на хранение Клиент самостоятельно или с помощью консультантов компании ESAR «Эспро-Архив» составляет опись бумаг и комплектует короба. Опись заверяется, и каждая единица хранения (канцелярская папка или документарный короб – в зависимости от желания Клиента) снабжается уникальным штрих-кодом, а затем заносится в компьютерную базу данных, и после этого размещается в хранилище.
Когда у Клиента возникает потребность в каким-либо документе, переданном на хранение в компанию ESAR «Эспро-Архив», нужный короб в течение нескольких часов будет доставлен в офис. При желании Клиент также может поработать со своими документами и на территории нашего хранилища в специально оборудованном кабинете.
- Клиент может хранить только бумажные документы?
- Как показывает мировая практика, на внеофисное хранение могут принимать любые предметы, вплоть до старых автопокрышек, но мы специализируемся на бумажных документах. В ближайшие месяцы появится возможность хранения магнитных и оптических носителей – дискет, компакт-дисков.
- Возможна ли доставка отдельного документа, а не всего короба?
- Нет, и это тоже требование безопасности. Мы декларируем, что не имеем права открывать короб без ведома и специального разрешения Клиента. Короба, как правило, передаются нам в опечатанном виде.
- Компания ESAR «Эспро-Архив» предлагает услуги по уничтожению документов с истекшим сроком хранения. Как это происходит?
- При заключении договора с Клиентом и первичной архивной обработке документов определяется, какие из них нужно будет уничтожить по истечении определенного времени. Эта информация вносится в базу данных, и перед наступлением обозначенного срока компьютер выдает сообщение. Мы информируем Клиента, что у определенных документов истекает срок хранения, и получаем подтверждение о необходимости этого. Составляется акт, и документы уничтожаются. При желании Клиент может присутствовать при этой процедуре.
- Закономерный вопрос – сколько стоят услуги компании ESAR «Эспро-Архив»?
- Если сравнивать с архивами, равнозначными по уровню материального обеспечения (я имею в виду наше хранилище класса «А» и соответствующие системы безопасности), то цены в нашей компании гораздо ниже среднерыночных. Благодаря большому объему хранилища мы можем предоставлять хорошие скидки крупным и именитым компаниям, у нас очень гибкая клиентская политика, и в этом наше главное преимущество.
