5 главных аргументов в пользу хранения архивов вне офиса
Экономия места: если, к примеру, в бухгалтерии компании хранится порядка 1000 папок, то шкафы для них занимают около 10 кв. метров, а размер рабочего места сотрудника в офисе составляет около 2 кв. метров. То есть, хранить документы в офисах нецелесообразно с точки зрения использования офисной площади;
Сокращение расходов: всем известно, что 1 кв.м офисной площади недешево обходится арендатору, особенно в Москве, а на 1 кв.м можно поставить всего 2 шкафа для документов, в которых могут храниться не более 100 папок. Посчитайте, во сколько Вам обходится площадь, занимаемая документами, которые в соответствии с законодательством необходимо хранить в течение многих лет;
Постоянный контроль движения и местонахождения каждого документа: наша услуга подразумевает строжайшую упорядоченность хранения доверенных нам документов, информация о которых вносится в базу данных; при этом все единицы хранения снабжаются штрих-кодом, что позволяет быстро находить требуемый документ и/или предоставлять Клиенту отчет о состоянии его архива;
Надежная защита от посторонних глаз: система штрих-кодирования построена таким образом, что каждый документ соотносится с базой данных только номером, и никакой информации о компании-владельце архива в базе данных хранилища нет. В результате этих и других специальных мер практически невозможно отследить, какой компании принадлежит тот или иной короб с документами; даже работники склада лишены возможности сопоставить номер архивного короба с именем компании. Вся информация о движении единицы хранения внутри склада контролируется радиоэлектронной системой безопасности и системой видеонаблюдения, установленными внутри хранилища. Система контроля не имеет выхода в Интернет, таким образом, мы обезопасили себя и своих Клиентов от утечки информации, связанной с "атаками" хакеров;
Возможность своевременного уничтожения документов по указанию клиента или в связи с окончанием срока хранения: система учёта автоматически напоминает о необходимости уничтожения документов, а также об истечении срока договора хранения
